فضای ابری کمک می‌کند نسخه‌ای از فایل‌هایتان را نگه دارید و آن‌ها را بدون فرستادن فایل‌های حجیم، با دیگران به اشتراک بگذارید. اما لینکی که برای همکاری یا ارسال یک فایل ساخته‌اید، ممکن است مدت‌ها بعد هم فعال بماند. اگر آن را اشتباهی برای فرد دیگری بفرستند، یا حساب ایمیل یکی از دریافت‌کنندگان به دست مهاجم بیفتد، افراد ناخواسته هم ممکن است به فایل دسترسی پیدا کنند. بسته به مجوز لینک، حتی امکان ویرایش یا حذف فایل نیز وجود دارد.
اشتراک‌گذاری ابری ذاتاً ناامن نیست و سرویس‌ها معمولاً تنظیمات دسترسی دارند؛ مسئله این است که لینک‌های قدیمی با گذشت زمان بیشتر در معرض افشا قرار می‌گیرند. به همین دلیل، همان‌طور که Wired پیشنهاد می‌کند، هر از گاهی فهرست فایل‌ها و پوشه‌های به‌اشتراک گذاشته شده را بررسی کنید و دسترسی‌های غیرضروری را ببندید.
از لینک‌های فعال شروع کنید
در نسخه وب OneDrive، بخش Shared را باز کنید و در بالای فهرست، گزینه By you را انتخاب کنید تا مواردی را ببینید که خودتان به اشتراک گذاشته‌اید. منوی سه‌نقطه کنار هر مورد و گزینه Manage access امکان حذف دسترسی افراد یا لغو لینک را می‌دهد. هنگام ساخت لینک تازه نیز می‌توانید از تنظیمات اشتراک‌گذاری، تاریخ انقضا تعیین کنید.
در iCloud Drive، بخش Shared فهرست فایل‌ها و پوشه‌های اشتراکی را نشان می‌دهد. از منوی سه‌نقطه کنار هر مورد، گزینه مدیریت فایل اشتراکی را انتخاب کنید تا دسترسی افراد یا سطح مجوزشان را تغییر دهید؛ برای پایان‌دادن کامل به اشتراک‌گذاری، Stop sharing را بزنید. iCloud امکان تعیین تاریخ انقضا برای لینک را ارائه نمی‌کند، بنابراین باید بعداً خودتان آن را بررسی و لغو کنید.
تنظیمات سرویس‌های دیگر
در Dropbox، بخش Shared در وب فهرست موارد اشتراکی را نشان می‌دهد. از منوی کنار فایل یا پوشه می‌توانید تنظیمات اشتراک‌گذاری را باز کنید، دسترسی افراد را جداگانه حذف کنید یا با گزینه Unshare اشتراک‌گذاری را به‌طور کامل متوقف کنید. این سرویس امکان تعیین انقضای لینک را هم دارد؛ بهتر است هنگام ساخت لینک، اگر گزینه در دسترس است، برای آن مهلت بگذارید.
در Google Drive، یافتن همه موارد اشتراکی به سادگی بعضی سرویس‌های دیگر نیست. می‌توانید از فیلتر People برای بررسی فایل‌هایی که با افراد مشخصی به اشتراک گذاشته‌اید استفاده کنید، یا فیلتر Anyone with the link را برای لینک‌های عمومی‌تر به کار ببرید. برای تغییر دسترسی، منوی سه‌نقطه و سپس Share را باز کنید. در پنجره تنظیمات می‌توانید دسترسی افراد را بردارید یا دسترسی با لینک را خاموش کنید. گوگل در این بخش امکان انقضای خودکار لینک را فراهم نمی‌کند.
یک عادت ساده برای کاهش ریسک
هر چند ماه یک‌بار، لینک‌هایی را که دیگر لازم ندارید لغو کنید و مطمئن شوید افراد فقط مجوز موردنیازشان را دارند؛ برای مثال، اگر کسی فقط باید فایل را بخواند، دسترسی ویرایش ندهید. برای اسناد حساس، اشتراک‌گذاری با افراد مشخص معمولاً از ساخت لینکی که هر دارنده‌ای بتواند باز کند محدودتر است. همچنین بهتر است هنگام ارسال لینک، نام فایل و گیرنده را دوباره بررسی کنید. این چند دقیقه رسیدگی می‌تواند مانع دسترسی ناخواسته به اطلاعات قدیمی شود.
